Asistente de oficina
Rancho Cucamonga
Asistente de oficina
Tiempo completo • Rancho Cucamonga
Beneficios:
- 401(k)
- Seguro dental
- Comida y aperitivos gratis
- Seguro médico
- Seguro de visión
Resumen del puesto:
El Asistente de Oficina coordina las actividades administrativas diarias y de atención al paciente en salud mental
Oficina para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad, los plazos y el procedimiento adecuado, así como para desempeñar
diversas tareas administrativas rutinarias para apoyar a la organización.
Responsabilidades:
• Obtener un conocimiento profundo de los objetivos y metas empresariales de la organización, incluyendo
Obtén la Práctica Grupal de la organización, el enfoque en el tratamiento y la promesa para el paciente.
• Obtener un conocimiento exhaustivo de las directrices sanitarias locales, estatales y federales.
Responsabilidades de supervisión:
• Ninguno
Deberes/responsabilidades:
• Programa y confirma citas con pacientes y se asegura de que se realicen todas las verificaciones del seguro
antes de llegar.
• Ayudar al CEO, director y/o al responsable de oficina si se necesita ayuda.
• Al abrir, todo en la oficina debe estar encendido y, si cierra, todo debe estar encendido
para apagar y guardar.
• Documentación de cada encuentro con un cliente/padre/tutor.
• Ajustar horarios y ayudar al terapeuta a cancelar o reprogramar clientes.
• Proporcionar orientación a la recepcionista para gestionar problemas difíciles o complejos o para resolver
Quejas escaladas.
• Gestiona todas las situaciones de oficina manteniendo el cumplimiento de la HIPAA.
• Facturar correctamente a los clientes, ya sea a través de su seguro o de su tarjeta.
• Proporcionar ayuda a los terapeutas si solicitan ayuda.
• Ofrecer un servicio centrado en el cliente abordando las quejas de los clientes o respondiendo a preguntas
En cuanto a las políticas y procedimientos de la oficina o la práctica.
• Mantiene el inventario de material de oficina
• Realiza tareas administrativas que incluyen mecanografía, presentación y relleno de formularios sencillos.
• Opera máquinas de oficina como fotocopiadoras, escáneres, sistemas de teléfono y buzón de voz, así como personal
ordenadores y otros equipos estándar de oficina.
• Servir como respaldo en ausencia de la recepcionista.
• Copias, ordenan y archivan registros relacionados con actividades de oficina, transacciones comerciales y otros
importa.
• Prepara cartas, memorandos, formularios e informes según instrucciones escritas o verbales.
• Clasifica el correo entrante y lo entrega al departamento o persona correspondiente, procesando la salida
correo.
• Mantiene los sistemas de archivo, ya sea de forma manual o electrónica.
• Gestiona los calendarios y programa citas. • Otras tareas y proyectos especiales según se asignen.
Habilidades/Capacidades requeridas:
• Un fuerte sentido de diversidad e inclusión para TODOS los clientes.
• Tipar a una velocidad aceptable.
• Comprender y llevar a cabo instrucciones orales y escritas.
• Comunicarse eficazmente, tanto oralmente como por escrito.
• Gestionar múltiples prioridades y plazos concurrentes y en conflicto.
• Cumplir con los horarios y plazos, especialmente durante los periodos punta.
• Trabajar de forma independiente con poca dirección.
• Trabajar en un entorno dinámico con interrupciones constantes, manteniendo la flexibilidad.
• Establecer y mantener relaciones laborales efectivas con una variedad de clientes y personal,
Voluntarios y grupos comunitarios contactados durante este trabajo.
• Capaz de comunicarse eficazmente con clientes, colegas y directivos, información e ideas mediante
Teléfono, en persona o por escrito, de manera clara y comprensible.
• Dominio del uso de equipos de oficina como sistemas de mensajería de voz y uso de palabras
Procesamiento de hojas de cálculo u otros programas para preparar informes, facturas, cartas o
Historiales médicos.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle.
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo con demostrada capacidad para cumplir plazos.
• Sólidas habilidades de liderazgo.
• Capacidad para priorizar tareas y delegarlas cuando sea apropiado.
• Capacidad para funcionar bien en un entorno acelerado y, en ocasiones, estresante.
• Comprensión básica de cómo operar equipos empresariales estándar.
• Dominio de la suite Microsoft Office o software relacionado.
Formación y experiencia:
• Se requiere diploma de bachillerato o equivalente.
• Se prefiere experiencia administrativa.
• 1-2 años de experiencia previa como asistente de oficina, preferiblemente en una consulta médica o de salud mental
ambientación.
• 1 año de atención al cliente de contacto directo
• 1 año de experiencia en facturación (preferido)
Compensación: 18,00 $ - 21,00 $ la hora
Nuestro objetivo es ayudar a las personas a sanar, energizarse y tomar conciencia de sus fortalezas internas. Logramos esto proporcionando un espacio neutral y seguro, escuchando sus inquietudes y personalizando un plan de tratamiento.
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